Tantangan seorang Manager

Hampir dipastikan bahwa manager suatu department/divisi dipromosikan dari seorang engineer. Padahal yang diharapkan bukan saja keahlian technicalnya saja tetapi juga harus bisa menjadi pembimbing, trainer, mentor maupun sebagai fasilitator

Seorang Manager butuh mengelola bukan saja “apa” yang dilakukan timnya tetapi ‘bagaimana’ processnya tim tersebut bekerja.

Ada 4 keahlian (skill) yang harus dimiliki seorang manager untuk menghasilkan performance yang baik yaitu: Technical, managerial, leadership, dan process :

- Tecnical skill adalah keahlian yang diperoleh dari pengalaman maupun di sekolah

- Managerial skill adalah semua yang berkenan dengan administratif yaitu bagaimana mengelola waktu yang baik, mengelola orang, preventive management, kebersihan, lingkungan, dll

- Leadership skill merupakan inti dari kebutuhan interpersonal untuk memotivasi dan bekerja melaui orang lain. Dibutuhkan bakat atau kecerdasan untuk coaching, teaching maupun mentoring.

- Process skill adalah menjadikan kita sebagai process owner dari unit yang kita pimpin. Sebagai seorang process owner, manager (PIC) harus memastikan karyawan tidak hanya mempunyai keahlian tehnikal saja tetapi harus juga menggunakan proses yang sistematis dalam menggunakan keahlian mereka.

Pekerjaan Yang Bernilai Tambah (Value- added Work)

Kita sering menghabiskan waktu dan melakukan pekerjaan untuk hal-hal yang tidak punya nilai tambah atau pekerjaan yang tidak perlu. Tugas seorang manager adalah untuk mencari cara untuk meningkatkan kontribusi dari semua yang terlibat didalam team.

Berikut adalah kategori pekerjaan yang sering kita lakukan:

- Pekerjaan yang berulang (Rework): Memperbaiki kesalahan, mendesign/merencanakan ulang, memperbaiki kerusakan

- Pekerjaan yang tidak diperlukan: Meeting , report yang tidak ada yang baca

- Yang tidak bernilai tambah tapi perlu: Report, dinas, training

- Yang diperlukan dan bernilai tambah: Melakukan sesuatu yang benar pada waktu yang tepat, melakukan dengan segera pada kesempatan pertama.

Tantangan seorang Manager

Banyak perusahaan membandingkan bahwa kemampuan teknikal yang sangat bagus akan juga punya kemampuan managerial yang bagus pula. Hanya karena seseorang pintar dari segi teknikal, tidak menjamin orang tersebut menjadi seorang manager yang efektif. Sebaliknya kemampuan/keahlian yang dimiliki bisa jadi memudahkan seseorang untuk menjadi manager yang baik. Berikut adalah tantangan yang harus dihadapi untuk menjadi seorang manger yang efektif:

1. Menentukan tujuan dan menetapkan prioritas (setting goal and establishing priorities). Seorang pimpinan diharuskan merubah peran sebelumnya ketika sebagai seorang engineer menjadi seorang manager dalam hal cara berpikir untuk menetapkan tujuan dan prioritas. Namun demikian, peran seorang pemimpin juga membutuhkan bakat ataupun kecerdasan dari dalam diri sendiri serta keahlian dalam menetapkan tujuan secara jelas sehingga realistis, terukur dan berarti (meaningful). Penentuan prioritas harus mempertimbangkan kriteria: keterdesakan, keseriusan, dampak kedepan yang dihadapi oleh team.

2. Gaya mengelola dan memotivasi (management and motivational style). Kemampuan teknikal bukan lagi merupakan faktor utama untuk mencapai kesuksesan sebagai manager. Kemampuan teknikal yang bagus, hanya merupakan suatu pengakuan bahwa anda seorang yang berpotensi menjadi manager yang baik. Sebagai seorang manager, prilaku menjadi lebih penting. Cara mengelola pekerjaan melaui orang lain maupun cara memotivasi orang lain merupan peran yang lebih signifikan untuk mencapai hasil kerja yang lebih bagus daripada kemampuan teknikal saja.

3. Data Baru (New Data). Data yang ada/diperoleh untuk acuan menganalisa menjadi agak berbeda bahkan jauh dari apa yang diharapkan jika dibandingkan dengan pengalaman sebelumnya saat masih seorang engineer. Data akan bersumber dari area yang tidak jelas. Informasi ataupun masukan yang diproses datang dari segala arah baik yang nyata maupun tidak nyata, objektif ataupun subjektif. Dalam hal ini tidak masalah sebaik apa  seorang manager menganalisa/mengolah informasi tersebut, yang penting manager harus dapat memilah mana data yang akurat dan faktual. 

4. Menumbuhkan rasa keterdesakan (A new sense of urgency). Sebagai seorang pemimpin, manager diharapkan untuk mendapatkan hasil sekarang juga. Time is money. Jadi manager harus menyelesaikan masalah dengan segera. Seorang managwer harus menjadi orang yang pertama. Manager harus menbuat keputusan pada saat itu dengan situasi pada saat itu hanya sedikit atau bahkan tidak jelas datanya.

5. Masalah Orang (people problems). Orang adalah merupakan kunci utama dalam team (seksi). Butuh keahlian untuk mengelola dalam mengoptimumkan kinerja mereka. Sama seperti peralatan atau mesin, hasil kerja para karyawan/bawahan bisa berobah-obah dengan berbagai alasan. Manager butuh keahlian baru untuk mengatasi masalah kinerja tersebut. Hal ini merupakan yang tersulit menyelesaikannya karena data atau masukan sering datang berdasarkan opini ataupun fakta dari hasil pengamatan yang tidak perlu/cocok.

6. Hanya satu jawaban yang benar tidak berlaku lagi (No longer just one right answer). Sebagai seorang yang berlatar belakang engineer kita sudah punya pengalaman maupun training untuk menyelesaikan masalah dengan benar dan pasti. Seorang manager butuh pengetahuan atas beberapa jawaban ataupun opini yang “benar”. Tantangannya adalah bagaimana memilih opini yang terbaik sesuai keadaan. Sebagai seorang engineer, sering kali kita menganalisa suatu masalah sampai 100% tuntas. Padahal pendekatan secara managerial hanya butuh  setengah saja sudah cukup untuk mengambil tindakan. Jebakan umum bagi seorang engineer yang menjadi manajer adalah selalu terperangkap dalam kesalahan menganalisa yaitu selalu mencari ”satu” jawaban yang benar sehingga membuang waktu yang nilainya lebih besar yang seharusnya jawaban tersebut sudah lebih dari cukup.

7. Delegasi atau bekerja melalui orang lain (Delegation or working through other). Peran sebagai seorang manager adalah bagaimana mencapai atau mendapatkan tujuan dengan atau orang lain. Ada tiga sumber daya yang harus dikelola secara bersama-sama disetiap unit: Manusia, Uang (production, cost, quality), dan waktu. Prestasi seorang manager adalah sebatas prestasi team atau unit dibawah manajer saja. Manager yang baik bukan hanya “ apa yang harus dikerjakan team saya untuk saya” tapi juga “ apa yang harus saya buat untuk team saya untuk membantu kinerja mereka menjadi lebih baik”.

8. Mengelola tugas ganda dan penggunaan waktu yang bijaksana (Juggling multiple tasks and using time wisely). Sebagai seorang manager, harus mampu untuk menangani pekerjaan yang berbeda-beda sekaligus. Untuk menangani tugas yang berbeda-beda tersebut secara efektif, hal pertama yang dibutuhkan adalah bagaimana mengidentifikasi dan membuat skala prioritas. Manager harus memastikan team bekerja dengan benar dan waktu yang tepat. Penggunaan waktu menjadi sangat berbeda ketika menjadi seorang engineer. Seorang manager akan lebih banyak menghabiskan waktu dalam prerencanaan, menganalisa/ evaluasi progress kerja team, serta pekerjaan administratif lainnya. Dalam hal ini manager diharapkan menangani lebih cermat dan seksama karena managerlah yang bertanggung jawab.

9. Process lawan Isi (Process versus content). Salah satu kesalahan terbesar dari seorang manager yang berasal dari engineer apalagi masih baru adalah ketidak mampuan memahami perbedaan antara proses dan isi dari segi lingkup pekerjaanya. Seorang manager yang berasal dari engineer akan mengandalkan atau mempercayai pengetahuan yang sudah dimiliki sebelumnya. Hal ini akan membawa manager tsb fokus ke apa yang dikerjakan dari pada bagaimana cara untuk mengerjakannya. Sebagai contoh: seorang manager yang berasal dari engineer selalu lebih mempercayai cara ataupun rancangan yang dibuatnya untuk dilaksanakan dan lupa mempertimbangkan bagaimana rancangan/cara tersebut mungkin bisa lebih bagus jika dikerjakan oleh teamnya